Die Kunden-Herausforderung von Eventfloss

Eventfloss vermietet Eventboote über mehrere Websites und eine externe Buchungsplattform – inklusive Zusatzleistungen wie Catering, Musikpakete oder Dekooptionen. Hinzu kommen komplexe Regeln für Feiertage, Verfügbarkeiten und Preisstaffelungen.

Die größten Herausforderungen dabei:

  • Buchungen kamen über mehrere Systeme – ohne zentrale Übersicht

  • Zusatzoptionen mussten händisch zugeordnet und kontrolliert werden

  • Anfragen über Kontaktformulare wurden nicht automatisch weiterverarbeitet

  • Kein automatischer Abgleich von Zahlungseingängen bei Rechnungskäufen

  • Kundenkommunikation & Briefpapiermanagement je Kanal war zu mühselig

  • Feiertage und Auslastung beeinflussten Preise – mussten aber manuell eingepflegt werden

➡️ Die Folge: hoher Koordinationsaufwand, fehleranfällige Buchungen und viele manuelle Nacharbeiten.

„Ohne zentrales System hätten wir keine Kontrolle mehr über unsere Buchungen. Justcrm hat Ordnung in unser Wachstum gebracht.“

Geschäftsleitung Eventfloss

Wie Justcrm Eventfloss automatisiert und vernetzt hat

Justcrm wurde zur zentralen Steuerplattform für alle Buchungsprozesse bei Eventfloss – vom Formular über Zusatzleistungen bis zur automatischen Zahlungskontrolle.

1. Intelligente Terminplanung mit Zusatzoptionen & Regelwerk

  • Kunden können ihre Termine inklusive Zusatzoptionen direkt online buchen (Grill, DJ, Getränke, etc.)
  • Das Regelwerk prüft automatisch:
    • Verfügbare Zeiten
    • Kapazitäten der Flotte
    • Sperrzeiten (z. B. Wartung, gesetzliche Verbote)
  • Feiertage werden automatisch erkannt, Wochenendaufschläge & Dynamic Pricing greifen automatisch

➡️ Keine fehlerhaften Doppelbuchungen, keine vergessenen Aufpreise.

2. Synchronisierung über alle Buchungskanäle

  • Anbindung von drei Websites

  • Externe Buchungsplattform

  • Alle Buchungen – egal wo getätigt – landen zentral im Justcrm mit gleichem Datenformat

➡️ Volle Übersicht über alle Kanäle hinweg, kein manuelles Abgleichen mehr.

💳 3. Kontaktformulare direkt ans CRM angebunden

  • Anfragen über Websiteformulare werden automatisch als neuer Kundenkontakt im CRM angelegt

  • Optionale Felder (z. B. Wunschdatum, Anlass, Gruppengröße) fließen direkt in das CRM-Profil ein

  • Statuswechsel & Benachrichtigungen laufen automatisiert

➡️ Kein Copy-Paste mehr, jeder Lead wird sofort verarbeitet.

🚚 4. Zentrales Briefpapiermanagement pro Kanal

  • Jede Website oder Buchungsplattform kann eigenes Briefpapier hinterlegen

  • Angebote, Buchungsbestätigungen und Rechnungen werden automatisch im passenden Layout erstellt

  • Änderungen (z. B. Logo, Impressum, Bankdaten) werden zentral gepflegt

➡️ Einheitliche, professionelle Kommunikation je Markenauftritt.

📨 5. Buchung auf Rechnung – mit automatischer Bestätigung nach Zahlungseingang

  • Kunden können bequem auf Rechnung buchen

  • Justcrm erkennt automatisch den Zahlungseingang auf dem Bankkonto

  • Nach Zahlung wird die Buchung automatisch bestätigt und alle Dokumente (Rechnung, Ticket, Lageplan) per E-Mail versendet

➡️ Kein manueller Kontrollaufwand – Zahlstatus = Systemstatus.

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